Algemene Voorwaarden — Dutchman IT

1 Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Dutchman IT: De besloten vennootschap Dutchman IT B.V., gevestigd te Woerden, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 99129590.
Opdrachtgever: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Dutchman IT een overeenkomst heeft gesloten of wenst te sluiten.
Overeenkomst: Elke overeenkomst tussen Dutchman IT en opdrachtgever, inclusief wijzigingen en aanvullingen, alsmede alle (rechts)handelingen ter voorbereiding en uitvoering van die overeenkomst.
Diensten: Alle door Dutchman IT te leveren of geleverde diensten en producten, waaronder doch niet beperkt tot: managed IT-diensten, internetconnectiviteit, netwerkinrichting en -beheer, toegangscontrole, camerabeveiliging, VoIP-telefonie, Microsoft Modern Workplace, Apple Modern Workplace, mobile device management, webhosting en zakelijke mobiele diensten.
Managed services: De doorlopende dienstverlening waarbij Dutchman IT op proactieve basis ICT-infrastructuur of -diensten van opdrachtgever beheert, monitort en onderhoudt op basis van een serviceovereenkomst.
SLA (Service Level Agreement): De schriftelijke overeenkomst of bijlage waarin de minimale kwaliteitsnormen, beschikbaarheidsgaranties, reactietijden en oplostijden van de diensten zijn vastgelegd.
Incident: Een niet-geplande onderbreking of verslechtering van een dienst of de kwaliteit daarvan.
Schriftelijk: Communicatie per brief, e-mail of een ander digitaal medium dat een duurzame vastlegging mogelijk maakt.
Werkdagen: Maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van officieel erkende Nederlandse feestdagen.
Vertrouwelijke informatie: Alle informatie die door een partij als vertrouwelijk is aangemerkt of waarvan de ontvangende partij redelijkerwijs moet begrijpen dat deze vertrouwelijk is.

2 Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, werkzaamheden, overeenkomsten en leveringen van diensten of goederen door of namens Dutchman IT.
Afwijkingen van en aanvullingen op deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Indien een of meer bepalingen van deze voorwaarden nietig zijn of worden vernietigd, blijven de overige bepalingen onverminderd van toepassing. Dutchman IT en opdrachtgever treden in overleg om de nietige of vernietigde bepalingen te vervangen door bepalingen die zoveel mogelijk recht doen aan het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.
Dutchman IT heeft het recht derden in te schakelen bij de uitvoering van een overeenkomst.

3 Offertes en totstandkoming van de overeenkomst

Alle offertes en aanbiedingen van Dutchman IT zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij in de offerte uitdrukkelijk anders is vermeld.
Dutchman IT kan niet aan een offerte of aanbieding worden gehouden indien opdrachtgever redelijkerwijs kon begrijpen dat de offerte of aanbieding een kennelijke vergissing of verschrijving bevatte.
Een overeenkomst komt tot stand door schriftelijke aanvaarding van een offerte door opdrachtgever, of doordat Dutchman IT een schriftelijke bevestiging stuurt van een opdracht.
Mondelinge afspraken en toezeggingen binden Dutchman IT slechts nadat en voor zover deze schriftelijk zijn bevestigd.
Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door hem verstrekte informatie op basis waarvan Dutchman IT de offerte heeft opgesteld.
Samengestelde prijsopgaven verplichten Dutchman IT niet tot levering van een deel van de offerte tegen het voor dat onderdeel genoemde bedrag.

4 Uitvoering van de overeenkomst

Dutchman IT zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uitvoeren. Alle verbintenissen van Dutchman IT zijn inspanningsverbintenissen, tenzij uitdrukkelijk een resultaat is gegarandeerd en dit resultaat tevens met voldoende bepaaldheid in de overeenkomst is omschreven.
Dutchman IT heeft het recht de overeengekomen dienstverlening (tijdelijk) te onderbreken voor onderhoud, aanpassing of verbetering van de diensten. Dutchman IT zal opdrachtgever hierover zo tijdig mogelijk informeren.
Dutchman IT bepaalt de wijze waarop en door welke medewerker(s) de overeenkomst wordt uitgevoerd. Op verzoek van opdrachtgever kan Dutchman IT specifieke medewerkers aanwijzen, maar opdrachtgever kan hier geen rechten aan ontlenen.
Indien en voor zover een goede uitvoering van de overeenkomst dit vereist, heeft Dutchman IT het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden. Dutchman IT zal hierbij de nodige zorgvuldigheid betrachten.
De door Dutchman IT opgegeven (leverings)termijnen zijn indicatief en geen fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
Bij een beroep op overschrijding van een niet-fatale termijn dient opdrachtgever Dutchman IT eerst schriftelijk in gebreke te stellen met een redelijke hersteltermijn.

5 Managed services en service levels

Voor managed diensten stelt Dutchman IT een SLA op, of zijn de service levels opgenomen in de overeenkomst. Tenzij anders overeengekomen gelden de service levels in de SLA als leidend.

Dutchman IT hanteert de volgende standaard reactietijden voor incidenten, tenzij een afwijkende SLA geldt:

Prioriteit	Omschrijving	Reactietijd	Oplostijd (streef)
P1 — Kritiek	Volledige uitval productieomgeving	1 uur	4 uur
P2 — Hoog	Ernstige verstoring, workaround mogelijk	2 uur	8 uur
P3 — Normaal	Beperkte hinder, oplossing niet spoedeisend	4 uur	3 werkdagen
P4 — Laag	Wensen, vragen of kleine verbeteringen	1 werkdag	In overleg

Reactie- en oplostijden gelden uitsluitend op werkdagen tijdens kantooruren (08:00–17:30), tenzij een 24/7-SLA is overeengekomen.

Dutchman IT is niet aansprakelijk voor het niet halen van service levels indien dit het gevolg is van omstandigheden buiten de invloedsfeer van Dutchman IT, waaronder storingen bij toeleveranciers (zoals KPN, Eurofiber of Starlink), overmacht of handelen of nalaten van opdrachtgever.
Opdrachtgever dient incidenten te melden via de daartoe aangewezen kanalen (e-mail, telefoon of portal). Dutchman IT is gerechtigd meldingen via andere kanalen met een lagere prioriteit te behandelen.
Wijzigingen in de dienstverlening (changes) worden uitgevoerd conform het changemanagementproces zoals omschreven in de SLA of, bij afwezigheid daarvan, na schriftelijke akkoord van beide partijen.
Gepland onderhoud wordt minimaal 48 uur van tevoren aangekondigd en vindt, tenzij spoedeisend, bij voorkeur buiten kantooruren plaats.

6 Verplichtingen van opdrachtgever

Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens en faciliteiten die Dutchman IT nodig heeft voor de uitvoering van de overeenkomst tijdig en in de gewenste vorm beschikbaar zijn gesteld.
Opdrachtgever stelt Dutchman IT in staat de overeengekomen werkzaamheden te verrichten, onder meer door tijdige toegang te verlenen tot systemen, locaties en netwerken.
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het gebruik van de diensten en producten van Dutchman IT, inclusief het gebruik door medewerkers en derden.
Opdrachtgever zal de diensten niet gebruiken voor onwettige activiteiten, verzending van spam of het schenden van rechten van derden.
Opdrachtgever zorgt voor adequate back-ups van zijn eigen data voor zover dit niet uitdrukkelijk tot de dienstverlening van Dutchman IT behoort.
Opdrachtgever stelt Dutchman IT onmiddellijk op de hoogte van wijzigingen in contactgegevens, organisatiestructuur of situaties die van invloed kunnen zijn op de dienstverlening.
Indien opdrachtgever niet of niet tijdig aan zijn verplichtingen voldoet, is Dutchman IT gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en/of de hieruit voortvloeiende extra kosten in rekening te brengen.

7 Prijzen en tarieven

Alle door Dutchman IT genoemde prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen van overheidswege, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Dutchman IT behoudt zich het recht voor om tarieven jaarlijks per 1 januari te indexeren conform de CBS-consumentenprijsindex (CPI) of een vergelijkbare index, met een minimale aankondigingstermijn van 30 dagen.
Tariefwijzigingen anders dan indexering worden minimaal 60 dagen vooraf schriftelijk aangekondigd. Opdrachtgever heeft bij een tariefsverhoging van meer dan 10% het recht de overeenkomst te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van 30 dagen.
Kosten van derden die Dutchman IT ten behoeve van opdrachtgever maakt (waaronder licenties, hardware, interconnectiekosten) worden doorberekend tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
Reiskosten worden in rekening gebracht conform het op dat moment geldende tarief van Dutchman IT, tenzij anders overeengekomen.
Bij meerwerk — werkzaamheden die buiten de omschrijving van de overeenkomst vallen — geldt het standaard uurtarief van Dutchman IT, tenzij voor aanvang een afwijkend tarief is overeengekomen.

8 Betaling en incasso

Dutchman IT factureert maandelijks vooraf voor doorlopende diensten en achteraf voor eenmalige opdrachten, tenzij anders overeengekomen.
De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum, tenzij op de factuur een andere termijn is vermeld.
Bij overschrijding van de betalingstermijn is opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) verschuldigd over het openstaande bedrag, te rekenen vanaf de vervaldatum.
Alle kosten van invordering — zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk — komen voor rekening van opdrachtgever. Buitengerechtelijke incassokosten worden berekend conform de Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten, met een minimum van € 75,00.
Dutchman IT is gerechtigd de dienstverlening geheel of gedeeltelijk op te schorten indien opdrachtgever een of meer facturen niet tijdig heeft voldaan, na voorafgaande ingebrekestelling.
Klachten over facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk te worden ingediend, bij gebreke waarvan de factuur als goedgekeurd geldt. Een klacht schort de betalingsverplichting niet op.
Dutchman IT is gerechtigd een kredietcheck uit te voeren bij het aangaan van een overeenkomst en een vooruitbetaling of bankgarantie te verlangen.

9 Vertrouwelijkheid

Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van de andere partij hebben ontvangen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit uitdrukkelijk is aangegeven of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie:
1. die reeds openbaar was of is geworden zonder schending van de geheimhoudingsplicht;
2. die door de ontvangende partij onafhankelijk is ontwikkeld;
3. die verstrekt moet worden op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel.
Dutchman IT is gerechtigd opdrachtgever te noemen als referentie, tenzij opdrachtgever hier schriftelijk bezwaar tegen maakt.
De geheimhoudingsplicht geldt voor de duur van de overeenkomst en voor een periode van twee jaar na beëindiging daarvan.

10 Intellectuele eigendomsrechten

Alle intellectuele eigendomsrechten op de door Dutchman IT ontwikkelde of ter beschikking gestelde software, documentatie, configuraties, rapporten en andere werken berusten uitsluitend bij Dutchman IT of zijn licentiegevers.
Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten die in de overeenkomst zijn toegekend. Deze rechten zijn niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar.
Het is opdrachtgever niet toegestaan de door Dutchman IT geleverde software of materialen te kopiëren, te wijzigen, te reverse engineeren of ter beschikking te stellen aan derden, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk toegestaan.
Opdrachtgever vrijwaart Dutchman IT voor aanspraken van derden met betrekking tot intellectuele eigendomsrechten op door opdrachtgever aangeleverde materialen.

11 Aansprakelijkheid en vrijwaring

De totale aansprakelijkheid van Dutchman IT wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst is beperkt tot vergoeding van directe schade. De totale aansprakelijkheid van Dutchman IT is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van Dutchman IT wordt uitbetaald, en bij gebreke hiervan tot het bedrag dat opdrachtgever in de drie maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit aan Dutchman IT heeft betaald (exclusief btw), met een absoluut maximum van € 25.000,00 per schadeveroorzakend feit en per jaar.
Aansprakelijkheid van Dutchman IT voor indirecte schade — waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, dataverlies, verlies van klanten of reputatieschade — is uitdrukkelijk uitgesloten.
Dutchman IT is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van:
1. het niet of onjuist nakomen door opdrachtgever van verplichtingen uit de overeenkomst;
2. storingen of uitval bij derden (waaronder internetproviders, Microsoft, Apple of andere toeleveranciers);
3. gebruik van de diensten in strijd met de gebruiksregels of toepasselijke wet- en regelgeving;
4. ongeautoriseerde toegang tot systemen door derden (cybercriminaliteit), tenzij Dutchman IT aantoonbaar nalatig is geweest.
De in dit artikel genoemde beperkingen gelden niet voor aansprakelijkheid wegens opzet of bewuste roekeloosheid van Dutchman IT of haar leidinggevenden.
Een recht op schadevergoeding vervalt indien opdrachtgever niet binnen 12 maanden na ontdekking van de schade Dutchman IT schriftelijk aansprakelijk heeft gesteld.
Opdrachtgever vrijwaart Dutchman IT voor aanspraken van derden die schade lijden in verband met de uitvoering van de overeenkomst en waarvan de oorzaak toerekenbaar is aan opdrachtgever.

12 Overmacht

Dutchman IT is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd wordt als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt mede verstaan: storingen in telecommunicatie- of internetinfrastructuur, DDoS-aanvallen, uitval bij toeleveranciers, overheidsmaatregelen, pandemieën, brand, stroomuitval en stakingen.
Indien de overmachtssituatie langer dan 60 dagen duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder verplichting tot schadevergoeding. Dutchman IT heeft in dat geval recht op betaling van reeds verrichte werkzaamheden.

13 Duur en opzegging

Overeenkomsten voor managed diensten worden aangegaan voor de in de overeenkomst vermelde looptijd. Bij gebreke van een vermelde looptijd geldt een duur van 12 maanden.
Na afloop van de initiële looptijd wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd met steeds dezelfde looptijd, tenzij een partij de overeenkomst uiterlijk 60 dagen voor het einde van de lopende periode schriftelijk opzegt.
Eenmalige opdrachten eindigen van rechtswege na oplevering en betaling.
Bij voortijdige opzegging door opdrachtgever anders dan op grond van artikel 14 of een toerekenbare tekortkoming van Dutchman IT, is opdrachtgever de resterende maandelijkse vergoeding voor de contractperiode verschuldigd als annuleringsvergoeding, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
Na beëindiging van de overeenkomst verleent Dutchman IT gedurende maximaal 30 dagen beperkte medewerking aan de overdracht van gegevens en diensten aan opdrachtgever of diens nieuwe leverancier, tegen het geldende uurtarief.

14 Opschorting en ontbinding

Dutchman IT is bevoegd de nakoming van haar verplichtingen op te schorten indien opdrachtgever zijn verplichtingen niet, niet tijdig of niet volledig nakomt, of indien na het sluiten van de overeenkomst omstandigheden bekend worden die Dutchman IT goede grond geven te vrezen dat opdrachtgever zijn verplichtingen niet zal nakomen.
Dutchman IT is bevoegd de overeenkomst te ontbinden indien opdrachtgever, na schriftelijke ingebrekestelling met redelijke hersteltermijn, in verzuim blijft, dan wel bij faillissement, surseance van betaling of liquidatie van opdrachtgever.
Bij ontbinding zijn de vorderingen van Dutchman IT op opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.

15 Persoonsgegevens en AVG

Dutchman IT verwerkt persoonsgegevens van contactpersonen van opdrachtgever in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. De wijze waarop Dutchman IT met deze gegevens omgaat, is beschreven in de Privacyverklaring, gepubliceerd op de website van Dutchman IT.
Indien Dutchman IT in het kader van de dienstverlening persoonsgegevens verwerkt namens opdrachtgever (als verwerker), zijn de bepalingen van artikel 16 (Verwerkersovereenkomst) van toepassing.
Opdrachtgever garandeert dat de persoonsgegevens die hij aan Dutchman IT verstrekt rechtmatig zijn verkregen en dat hij bevoegd is deze te verstrekken.
Partijen informeren elkaar onverwijld — in elk geval binnen 24 uur na ontdekking — over een (vermoedelijk) datalek dat betrekking heeft op persoonsgegevens die in het kader van de overeenkomst worden verwerkt.

16 Verwerkersovereenkomst

Voor zover Dutchman IT als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van opdrachtgever, sluiten partijen een aparte verwerkersovereenkomst, of gelden de bepalingen van dit artikel als verwerkersovereenkomst.
Dutchman IT verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van opdrachtgever, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.
Dutchman IT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal, ongeautoriseerde toegang of verwerking.
Dutchman IT schakelt geen sub-verwerkers in zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van opdrachtgever, dan wel op basis van een algemene toestemming waarbij opdrachtgever het recht heeft bezwaar te maken.
Na beëindiging van de overeenkomst verwijdert of retourneert Dutchman IT alle persoonsgegevens aan opdrachtgever, overeenkomstig diens keuze, tenzij opslag verplicht is op grond van een wettelijke verplichting.

17 Informatiebeveiliging

Dutchman IT treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ter bescherming van systemen en gegevens die zij in het kader van de dienstverlening beheert of verwerkt, afgestemd op de risico's en de aard van de gegevens.
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de beveiliging van zijn eigen systemen, apparaten en netwerken voor zover deze niet onder het beheer van Dutchman IT vallen. Opdrachtgever draagt zorg voor sterk wachtwoordbeheer, tijdige software-updates en adequaat gebruik van toegekende gebruikersrechten.
Dutchman IT heeft het recht beveiligingspatches en updates te installeren op beheerde systemen, ook zonder voorafgaande melding indien dit noodzakelijk is ter voorkoming of beperking van een beveiligingsincident.

18 Wijziging van deze voorwaarden

Dutchman IT behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden van kracht 30 dagen na schriftelijke kennisgeving aan opdrachtgever, dan wel op een later in de kennisgeving vermeld tijdstip.
Indien opdrachtgever niet akkoord gaat met de wijzigingen, heeft hij het recht de overeenkomst op te zeggen per de datum waarop de gewijzigde voorwaarden van kracht worden.
De meest actuele versie van de algemene voorwaarden is steeds gepubliceerd op de website van Dutchman IT.

19 Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

Op alle overeenkomsten tussen Dutchman IT en opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Partijen zullen een geschil in de eerste plaats trachten in onderling overleg op te lossen. Indien dit niet lukt binnen 30 dagen na schriftelijke melding van het geschil, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter.
Geschillen worden in eerste aanleg uitsluitend voorgelegd aan de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht, tenzij dwingend recht een andere rechter voorschrijft.

20 Slotbepalingen

Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Utrecht.
In geval van een vertaling van deze voorwaarden prevaleert de Nederlandse tekst.
Dutchman IT is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan een derde, mits de kwaliteit van de dienstverlening hierdoor niet wezenlijk wordt aangetast. Opdrachtgever kan zijn rechten en verplichtingen niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Dutchman IT.
Het niet (direct) uitoefenen van enig recht door Dutchman IT mag niet worden uitgelegd als verwerping van dat recht.